Основные меры предосторожности при работе с электронной почтой
Вероятно, самым главным предостережением является следующее: нельзя отправлять сообщение, если нет уверенности в том, как его воспримет получатель. В данном случае имеется в виду формат сообщения, используемый язык и адресация. Если нужно адресовать одно и то же сообщение нескольким людям одновременно, то есть четыре варианта, каждый из которых должен использоваться очень внимательно. Если указать адреса электронной почты всех получателей в строке To (Кому) или ввести один или несколько адресов в поле Cc (Копия), получатели будут видеть адреса других получателей. Иногда такой подход приемлем внутри небольшой группы людей, но если число человек в группе превышает 20, или если нужно предотвратить отображение получателям других адресов, переместите все адреса, кроме одного, в поле Bcc (Слепая копия), как показано на рис. 12.4.
увеличить изображение
Рис. 12.4. Используйте поле Bcc (Слепая копия) в электронной почте для скрытия адресов от получателей
Если разглашение получателей может вызвать проблемы, то проведите тестирование отправки электронной почты. Отправьте копию сообщения самому себе и хотя бы одному из ваших коллег вне организации, после чего попросите их просмотреть сообщение, чтобы убедиться в корректности добавления информации в поле Bcc (Слепая копия).
Среди мер предосторожности следует отметить следующее: никогда не отправляйте сообщение кому-либо, кто может быть раздражен его получением. Необходимо, чтобы получатели сообщений положительно относились к списку рассылки, чтобы их косвенное или прямое согласие на получение писем было добровольным решением. Всегда следует указывать в сообщении фразу: "Приносим свои извинения, если вы получили данное сообщение по ошибке".
Обязательно обеспечьте получателям способ отказа от дальнейшего получения рассылки. (Для этого больше всего подходит гиперссылка интернета. Не просите получателя ответить на сообщение. Если адрес электронной почты, на который отправлялись сообщения, больше не является основным адресом получателя, то у получателя возникнут проблемы с отказом от рассылки.)
Используя все меры предосторожности и рекомендации к использованию, можно работать с профессиональным программным обеспечением для рассылки сообщений по большим спискам получателей. Эти программы отправляют индивидуальные сообщения каждому члену списка для предотвращения проблем, связанных с использованием поля Bcc (Слепая копия). На рисунке 12.5 показана программа Group Mail Pro, сохраняющая адреса электронной почты в базе данных и создающая сообщения с помощью функции слияния. Программа содержит функцию расширенного тестирования и фильтрации сообщений и возможность настройки параметров отправки, таких как запланированная пакетная отправка сообщений.
увеличить изображение
Рис. 12.5. Профессиональная программа для работы с электронной почтой имеет широкие возможности
